Le conference call in inglese ti spaventano? Sudi freddo durante la chiamata e ti blocchi quando devi parlare?
Non sei di certo l’unico! Sono in molti, infatti, ad avere queste difficoltà.
Se pensi a una conference call, quali dei seguenti problemi ti mettono ansia?
- Non capisco l’accento scozzese di Mr McKay e quello indiano di Mr Chopra
- Troppe persone parlano contemporaneamente
- Se non capisco 1 o 2 parole, perdo il significato globale della conversazione
- Il mio livello di inglese non è abbastanza alto e quando devo parlare mi blocco
- Spesso ci sono problemi con la tecnologia da usare nelle chiamate
Ti ci rivedi?
Questo articolo ti aiuterà a superare tutti questi problemi, dandoti alcuni consigli utili e suggerendoti alcune frasi in inglese da usare nella tua prossima chiamata.
Parleremo di tre argomenti in particolare:
- Preparazione – è fondamentale prepararsi alle chiamate.
- Frasi utili – espressioni inglesi facili e di uso comune che possono aiutarti a gestire la chiamata
- Un esempio di una tipica conference call contenente queste espressioni che ti mostra come si possono usare per sviluppare una conversazione
Parte 1: Preparazione
In questo video vedrai alcuni problemi che si presentano spesso nelle conference call e che magari hai già vissuto anche tu. Guarda il video e, se vuoi, attiva i sottotitoli per capire meglio:
Vuoi che la tua prossima chiamata vada meglio di così? Allora segui questi 5 semplici passaggi prima di iniziare. Possono sembrare semplici a prima vista, ma ti aiuteranno:
1. Procurati una copia dell’ordine del giorno della riunione e assicurati di avere capito i temi che verranno trattati.
2. Conosci già i partecipanti alla chiamata e le loro nazionalità? Hai avuto difficoltà con i loro accenti in passato?
In quel caso, impara qualche frase utile per chiedere di parlare più lentamente o di ripetere (vedi sotto). Ricordati di non fare riferimento espressamente all’accento perché potrebbe risultare offensivo.
3. Dovrai prendere la parola? Cerca di capire in anticipo che cosa dovrai fare durante la chiamata e se devi fare una presentazione o un report, preparali in anticipo. Prova la presentazione il più possibile prima della riunione: più ti eserciti, più ti sentirai sicuro di te.
Per essere meno nervoso, puoi anche pensare a quali domande potrebbero farti durante la riunione e prepararti delle possibili risposte (Se il solo pensiero di dover fare una presentazione in pubblico ti agita, perché non dai un’occhiata alla nostra guida per parlare in pubblico?)
4. Esercitati regolarmente nell’ascolto: prova ad ascoltare diversi accenti in inglese, sia madrelingua (britannico, americano, australiano, ecc) sia non madrelingua, a seconda dei partecipanti alle tue riunioni. Potrà sembrare banale, ma più ti eserciti, più riuscirai a capire: acquisirai più fiducia in te stesso e andrai meno nel panico quando non capisci 1 o 2 parole.
Dà un’occhiata a questi siti per migliorare il tuo ascolto: BBC Learning English, VOA per un accento americano, o Tubequizard per fare esercizi già pronti.
Inoltre, perché non provi a registrare una conference call, riascoltarla e magari trascriverla? In questo modo, non solo ti abituerai alle voci e agli accenti diversi, ma potrai anche renderti conto di che cosa ti ha dato più problemi, quali parole non ti sono venute in mente e pensare a come riformulare meglio i tuoi interventi in futuro.
5. La tecnologia può sempre dare qualche problema, ma preparandoci al meglio possiamo evitare di andare nel panico:
- Prima di iniziare la chiamata, fai un sopralluogo nella sala riunioni, prova l’attrezzatura da usare e verifica il PIN o il codice d’accesso alla chiamata
- Individua i pulsanti che ti serviranno: ad esempio, dove sono i pulsanti muto, volume e vivavoce?
Parte 2: frasi utili
Ora sei pronto per iniziare!
Le conference call si possono suddividere in diverse fasi, ad esempio l’inizio della chiamata, la fine della chiamata, la gestione di problemi di audio, ecc..
Qui di seguito troverai alcune frasi utili (in inglese con traduzione in italiano) per iniziare, condurre e concludere le tue conference call.
Nella prima colonna vedrai le espressioni in inglese da usare per ogni fase e nella seconda colonna le traduzioni delle frasi in italiano.
| Iniziare la riunione Ogni partecipante deve confermare la sua presenza. Se sei tu a condurre la riunione, dà il benvenuto a tutti i partecipanti singolarmente. | |
| Greetings: – Good morning. This is Alex from the Paris office. Attendance: – Before we start, please could you introduce yourselves? Checking names: – Ralph speaking. The correct pronunciation is RAYF. Introducing new members: – I’d like to introduce Paul. He’s in charge of Sales in the Paris office. | Saluti: – Buongiorno, sono Alex dall’ufficio di Parigi. Presenze: – Prima di cominciare, possiamo presentarci? Verifica dei nomi: – Sono Ralph. La pronuncia corretta è RAYF Presentare nuovi membri: – Vi presento Paul, responsabile commerciale dell’ufficio di Parigi. |
| Stabilire le regole Sin dall’inizio della riunione, ricorda ai partecipanti di parlare in modo chiaro. | |
| Maximising understanding: – We have 3 nationalities here today. Please speak clearly and slowly so that everyone understands. Technology: – Could you check your microphone please? | Massimizzare la comprensione: – Oggi abbiamo tre nazionalità qui con noi. Vi chiedo per piacere di parlare lentamente e in maniera chiara in modo che possano capire tutti. Tecnologia: – Potete controllare il microfono per piacere? |
| Gestire i problemi Assicurati che tutti i partecipanti ci sentano bene. | |
| Checking the volume: – Can you hear me ok? Problems with sound: – I can’t hear very well. Understanding accents: – I’m sorry John, but I’m afraid I didn’t understand. Please could you repeat that? Understanding part of a sentence: – I’m sorry Mr McKay but I didn’t catch that. Could you repeat that please? Multiple voices: – There are two people speaking. Mr Chopra, can you continue? John, we’ll come back to you in a moment. | Controllare il volume: – Mi sentite bene? Problemi di audio: – Non sento bene. Capire gli accenti: – Scusami John ma non ho capito. Ti dispiace ripetere? Capire parti di una frase: – Mi scusi signor McKay, non ho capito bene. Potrebbe ripetere per favore? Voci sovrapposte: – Stanno parlando due persone contemporaneamente. Signor Chopra, può continuare? John, ti ridò la parola tra un attimo. |
| Stabilire gli obiettivi Illustra lo scopo della riunione in maniera chiara all’inizio della chiamata. | |
| Examples: – The purpose of today’s meeting is to review last month’s sales. | Esempi: – Lo scopo della riunione di quest’oggi è di analizzare le vendite del mese scorso. |
| Fare riferimento ai documenti I partecipanti non ti vedono, quindi devi essere in grado di descrivere bene i documenti a cui ti riferisci. | |
| Examples: – You should have a green document in front of you entitled ‘European Customer Satisfaction’ | Esempi: – Dovreste avere un documento verde dal titolo “European Customer Satisfaction”. |
| Condividere opinioni | |
| Asking for an opinion: – Shall we go round the table and hear everyone’s opinion? Expressing an opinion: – In my opinion, we are performing well under the circumstances. Agreeing: – I agree Disagreeing: – I’m sorry but I’m afraid I disagree. Checking for understanding: – So what you’re saying is, we need to increase sales. Compromising: – Let’s try to find a middle ground. Making a suggestion: – Maybe we could increase the budget. Agreeing with a suggestion: – That’s a good idea. Showing understanding: – I understand. Interrupting someone: – I’m sorry to interrupt. It’s Susan here. | Chiedere un’opinione: – Possiamo sentire che cosa ne pensate tutti voi partecipanti? Esprimere un’opinione: – Secondo me stiamo andando bene, viste le circostanze. Essere d’accordo: – Sono d’accordo. Essere in disaccordo: – Mi spiace, ma temo di non essere d’accordo. Verificare di avere capito: – Quindi stai dicendo che dobbiamo aumentare le vendite. Fare compromessi: – Cerchiamo di trovare una via di mezzo. Fare una proposta: – Magari potremmo aumentare il budget. Appoggiare una proposta: – È una buona idea. Mostrare comprensione: – Capisco Interrompere: – Scusate l’interruzione, sono Susan. |
| Dare la parola ai partecipanti Ricorda ai partecipanti di dire il proprio nome prima di parlare. | |
| Clarifying who is speaking: – Sorry. Who’s speaking please? Inviting participants to speak: – Pauline, what are your thoughts? | Capire chi sta parlando: – Scusate, posso chiedere chi sta parlando? Invitare i partecipanti a parlare: – Pauline, che ne pensi? |
| Gestire il tempo Tieni sempre sotto controllo il tempo a disposizione per la riunione e comunicalo anche ai partecipanti. | |
| Respecting the schedule: – May I remind everyone that we have to finish by 4pm. Bringing the discussion to an end: – I’m afraid we’re running out of time. | Rispettare i programmi: – Vorrei ricordare a tutti che dobbiamo concludere entro le 16. Concludere la discussione: – Purtroppo il tempo a nostra disposizione sta per finire. |
| Concludere la riunione Riassumi le principali decisioni prese e le azioni concordate. | |
| Summarising: – So, let’s go over the main points. Highlighting action points: – So Alex, you’re going to send out the minutes. Rachel, you’re going to speak to the regional Manager. Refer to a future call: – Shall we schedule a follow-up call in 2 weeks? | Riassumere: – Dunque, ricapitoliamo i punti principali. Sottolineare i punti d’azione: – Allora Alex, tu mandi il verbale. Rachel, tu parli con il Regional Manager. Concordare una futura chiamata: – Vogliamo fissare una chiamata di follow-up tra 2 settimane? |
Cerca di imparare alcune di queste frasi prima della tua prossima conference call per acquisire più sicurezza!
Puoi scaricare una copia PDF della lista di frasi utili qui sotto:
Scarica la lista di frasi per conference call
Parte 3: Partecipare a una conference call
Ora che hai un elenco di espressioni utili, molto usate in inglese, vediamo come si possono usare in una vera conference call.
Qui sotto troverai una simulazione di call in cui i partecipanti utilizzano proprio queste frasi.
I quattro partecipanti chiamano da Parigi, Milano e Londra e il tema della chiamata è il customer service.
Riesci a individuare le espressioni dell’elenco all’interno di questo dialogo? Fai attenzione a come queste frasi vengono usare per aprire la riunione, stabilire le regole, risolvere i problemi, gestire il tempo e concludere la riunione.
Presentazioni
Chairman (persona che conduce la riunione): Good morning. This is Alex, Customer Service Manager from the Paris office. Before we start, please could you introduce yourselves.
Milan: Good morning. This is Ralph speaking, but the correct pronunciation is Rayf. I’m the Customer Service Manager in Milan.
London: Good morning everyone. This is John, Finance Manager, London.
London 2: Good morning. John speaking. I’m the Customer Service Manager in the London office.
Chairman: Welcome everyone and thank you for attending. I’m afraid Vladimir is unable to attend today so we will have to proceed without him. As you may have noticed we have two Johns with us today. Please could we add surnames when speaking – John Smith and John Taylor?
London: Good idea.
London 2: Agreed!
Stabilire le regole
Chairman: Before we address the points on the agenda, please remember to switch off the mute button when you are speaking. Switch it on when you’re not speaking. I should highlight that we have three nationalities here today and not everyone is a native English speaker. Please speak clearly and slowly so that everyone understands. Furthermore, please speak one at a time to avoid confusion.
Gestire i problemi di audio
London: John Taylor here. I can’t hear you very well Alex. Please could you check your microphone?
Chairman: Yes of course. I’ve increased the volume. Can you hear me now?
London: Yes that’s much better.
Stabilire gli obiettivi e fare riferimento ai documenti
Chairman: So, as agreed, Ralph will be taking notes throughout today’s meeting. The purpose of today’s meeting is to review the level of customer satisfaction across Europe and propose changes moving forward. You should have a green document in front of you entitled European Customer Satisfaction. John Smith is going to present the main highlights.
London 2: Thank you Alex. Please could you all turn to Page 2. You will see that the main points are highlighted in bold in paragraph 3 and 4. Clearly customer satisfaction has decreased dramatically over the past year. There was a drop during the Christmas period followed by a slight decrease in Spring… Thank you for listening.
(Per ulteriori suggerimenti su come fare una presentazione in inglese, leggi la nostra guida.)
Condividere opinioni
Chairman: Thank you John. Shall we go round the table and hear everyone’s opinion on the results? Let’s start with Ralph.
Milan: Well, in my opinion we’re performing well under the circumstances. There is a lot of work and we are understaffed. We need a bigger budget in order to hire more staff.
London: John Taylor here. I’m sorry to interrupt but I completely disagree. I don’t think you need a bigger budget. That’s out of the question. In my opinion we need better training.
Gestire i problemi di audio
Chairman: What do you think John Smith?….John? John can you hear me? John you need to switch off the mute button if you want to speak.
Condividere opinioni e trovare un compromesso
London 2: Ah yes! John here. As I was saying, I agree with Ralph to a certain extent but we have to keep costs down due to the current economic climate. We need to think creatively and try to find a compromise.
Milan: Ralph here. I see your point John. Let’s try to find a middle ground. Maybe we could increase staff training for a trial period of, say 6 months, and then test the impact on customer service. If necessary we could return to the topic of a bigger budget after 6 months. What do think?
London: John Taylor here. I think that’s a good idea.
London 2: John Smith here. I completely agree.
Gestire il tempo
Chairman: Would anyone like to add anything before we finish the call? Unfortunately time has run out for today.
Milan: Ralph here. I think we’ve covered everything. We’ve reached a good compromise.
Concludere la riunione
Chairman: Before we close the meeting, let’s go over the main points. Firstly, we reviewed the customer service results, then we discussed options…
Chairman: So John Smith you’re going to speak to the HR Department regarding further staff training. John Taylor you’re going to let us know how much money is available for further training over the next 6 months. Ralph you’ll circulate the minutes to everyone within 48 hours. Shall we schedule a follow-up call next month? Thank you all for coming.
In questo dialogo hai potuto vedere come vengono utilizzate le varie espressioni dell’elenco: quante ne hai individuate?
Se ne hai trovate 20, complimenti!
Se invece ne hai colte meno, perché non scarichi l’elenco di frasi utili, e lo affianchi al dialogo per trovarle tutte?
Conclusioni
I tuoi colleghi e dirigenti ti apprezzeranno di più se usi delle frasi semplici ed efficaci: non solo sono più facili da capire per tutti, ma nella cultura anglosassone sono anche segno di intelligenza, empatia e buona padronanza dell’argomento.
Per ridurre lo stress e l’ansia da conference call, segui questi step:
- Procurati l’ordine del giorno e prepara la tua presentazione in anticipo
- Prova l’attrezzatura e i codici di accesso prima di iniziare la riunione
- Impara e ripassa le espressioni in inglese dell’elenco
E ora la parola a te!
Hai qualche altro consiglio da condividere con noi su come gestire al meglio le conference call o qualche altra espressione utile che hai usato?
Quante espressioni sei riuscito a individuare nel dialogo? Hai avuto qualche difficoltà nel capirle? Raccontacelo nei commenti qui sotto!
