Conference call in inglese: la tua guida alla sopravvivenza

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Le conference call in inglese ti spaventano? Sudi freddo durante la chiamata e ti blocchi quando devi parlare?

Non sei di certo l’unico! Sono in molti, infatti, ad avere queste difficoltà.

Se pensi a una conference call, quali dei seguenti problemi ti mettono ansia?

  • Non capisco l’accento scozzese di Mr McKay e quello indiano di Mr Chopra
  • Troppe persone parlano contemporaneamente
  • Se non capisco 1 o 2 parole, perdo il significato globale della conversazione
  • Il mio livello di inglese non è abbastanza alto e quando devo parlare mi blocco
  • Spesso ci sono problemi con la tecnologia da usare nelle chiamate

Ti ci rivedi?

Problemi comuni - copyright https://www.flickr.com/photos/bearpark/

Questo articolo ti aiuterà a superare tutti questi problemi, dandoti alcuni consigli utili e suggerendoti alcune frasi in inglese da usare nella tua prossima chiamata.

Parleremo di tre argomenti in particolare:

  1. Preparazione – è fondamentale prepararsi alle chiamate.
  2. Frasi utili – espressioni inglesi facili e di uso comune che possono aiutarti a gestire la chiamata
  3. Un esempio di una tipica conference call contenente queste espressioni che ti mostra come si possono usare per sviluppare una conversazione

Parte 1: Preparazione

In questo video vedrai alcuni problemi che si presentano spesso nelle conference call e che magari hai già vissuto anche tu. Guarda il video e, se vuoi, attiva i sottotitoli per capire meglio:

Vuoi che la tua prossima chiamata vada meglio di così? Allora segui questi 5 semplici passaggi prima di iniziare. Possono sembrare semplici a prima vista, ma ti aiuteranno:

1. Procurati una copia dell’ordine del giorno della riunione e assicurati di avere capito i temi che verranno trattati.

2. Conosci già i partecipanti alla chiamata e le loro nazionalità? Hai avuto difficoltà con i loro accenti in passato?

In quel caso, impara qualche frase utile per chiedere di parlare più lentamente o di ripetere (vedi sotto). Ricordati di non fare riferimento espressamente all’accento perché potrebbe risultare offensivo.

Un uomo al telefono - copyright https://www.flickr.com/photos/unmeer/

3. Dovrai prendere la parola? Cerca di capire in anticipo che cosa dovrai fare durante la chiamata e se devi fare una presentazione o un report, preparali in anticipo. Prova la presentazione il più possibile prima della riunione: più ti eserciti, più ti sentirai sicuro di te.

Per essere meno nervoso, puoi anche pensare a quali domande potrebbero farti durante la riunione e prepararti delle possibili risposte (Se il solo pensiero di dover fare una presentazione in pubblico ti agita, perché non dai un’occhiata alla nostra guida per parlare in pubblico?)

4. Esercitati regolarmente nell’ascolto: prova ad ascoltare diversi accenti in inglese, sia madrelingua (britannico, americano, australiano, ecc) sia non madrelingua, a seconda dei partecipanti alle tue riunioni. Potrà sembrare banale, ma più ti eserciti, più riuscirai a capire: acquisirai più fiducia in te stesso e andrai meno nel panico quando non capisci 1 o 2 parole.

Dà un’occhiata a questi siti per migliorare il tuo ascolto: BBC Learning English, VOA per un accento americano, o Tubequizard per fare esercizi già pronti.

Inoltre, perché non provi a registrare una conference call, riascoltarla e magari trascriverla? In questo modo, non solo ti abituerai alle voci e agli accenti diversi, ma potrai anche renderti conto di che cosa ti ha dato più problemi, quali parole non ti sono venute in mente e pensare a come riformulare meglio i tuoi interventi in futuro.

Problemi di tecnologia - copyright https://www.flickr.com/photos/hendry/

5. La tecnologia può sempre dare qualche problema, ma preparandoci al meglio possiamo evitare di andare nel panico:

  • Prima di iniziare la chiamata, fai un sopralluogo nella sala riunioni, prova l’attrezzatura da usare e verifica il PIN o il codice d’accesso alla chiamata
  • Individua i pulsanti che ti serviranno: ad esempio, dove sono i pulsanti muto, volume e vivavoce?

Parte 2: frasi utili

Ora sei pronto per iniziare!

Le conference call si possono suddividere in diverse fasi, ad esempio l’inizio della chiamata, la fine della chiamata, la gestione di problemi di audio, ecc..

Qui di seguito troverai alcune frasi utili (in inglese con traduzione in italiano) per iniziare, condurre e concludere le tue conference call.

Nella prima colonna vedrai le espressioni in inglese da usare per ogni fase e nella seconda colonna le traduzioni delle frasi in italiano.

Iniziare la riunione

Ogni partecipante deve confermare la sua presenza. Se sei tu a condurre la riunione, dà il benvenuto a tutti i partecipanti singolarmente.
Assicurati che tutti gli invitati alla riunione siano presenti.
Chiedi come si pronunciano i nomi più difficili.
Presenta i nuovi membri agli altri partecipanti.

Greetings:

– Good morning. This is Alex from the Paris office.
– Good afternoon. Rachel speaking.
– Good afternoon Rachel. Thank you for joining us today.

Attendance:

– Before we start, please could you introduce yourselves?
– I’m afraid Vladimir is absent today. We will have to proceed without him.

Checking names:

– Ralph speaking. The correct pronunciation is RAYF.
– Ralph, please could you correct my pronunciation before we begin?
– Today we have two Rachels. Please could we add surnames when speaking: Rachel Smith and Rachel Taylor.

Introducing new members:

– I’d like to introduce Paul. He’s in charge of Sales in the Paris office.

Saluti:

– Buongiorno, sono Alex dall’ufficio di Parigi.
– Buongiorno, sono Rachel.
– Buongiorno Rachel, grazie per la tua partecipazione.

Presenze:

– Prima di cominciare, possiamo presentarci?
– Credo che Vladimir sia assente oggi, dovremo procedere senza di lui.

Verifica dei nomi:

– Sono Ralph. La pronuncia corretta è RAYF
– Ralph, ti spiace correggere la mia pronuncia prima di cominciare?
– Oggi abbiamo con noi due Rachel. Quando prendete la parola, posso chiedervi di presentarvi con il cognome: Rachel Smith e Rachel Taylor?

Presentare nuovi membri:

– Vi presento Paul, responsabile commerciale dell’ufficio di Parigi.

Stabilire le regole
Sin dall’inizio della riunione, ricorda ai partecipanti di parlare in modo chiaro.
Evita di avere troppe persone che parlano contemporaneamente.
Ricorda ai partecipanti come si usa la tecnologia necessaria per la riunione.
Maximising understanding:

– We have 3 nationalities here today. Please speak clearly and slowly so that everyone understands.
– Please could you speak one at a time?
– May I remind you to speak one at a time?

Technology:

– Could you check your microphone please?
– Remember to switch off the mute button when you are speaking. Switch it on when you’re not speaking.

Massimizzare la comprensione:

– Oggi abbiamo tre nazionalità qui con noi. Vi chiedo per piacere di parlare lentamente e in maniera chiara in modo che possano capire tutti.
– Potete parlare uno alla volta per favore?
– Vorrei ricordarvi di parlare uno alla volta.

Tecnologia:

– Potete controllare il microfono per piacere?
– Ricordate di disattivare il pulsante muto quando parlate e di riattivarlo quando non parlate.

Gestire i problemi
Assicurati che tutti i partecipanti ci sentano bene.
Quando hai problemi di audio, comunicalo agli altri partecipanti.
Se fai fatica a capire qualcosa, chiedi gentilmente alla persona in questione di ripetere.
Checking the volume:

– Can you hear me ok?
– Could you check your microphone please?

Problems with sound:

– I can’t hear very well.
– I’m sorry. I have a problem with my microphone.
– There’s a lot of noise in the background. Could you check your microphone please?
– John, you need to switch off the mute button if you want to speak.

Understanding accents:

– I’m sorry John, but I’m afraid I didn’t understand. Please could you repeat that?
– I’m afraid I didn’t understand, Mr Chopra. Please could you speak more slowly?

Understanding part of a sentence:

– I’m sorry Mr McKay but I didn’t catch that. Could you repeat that please?
– I’m afraid I didn’t understand Mr McKay. Please could you say that again?
– I’m sorry Mr McKay. Please could you clarify what you mean by…?
– Excuse me Mr McKay, could you rephrase that?

Multiple voices:

– There are two people speaking. Mr Chopra, can you continue? John, we’ll come back to you in a moment.

Controllare il volume:

– Mi sentite bene?
– Posso chiedervi di controllare il microfono?

Problemi di audio:

– Non sento bene.
– Scusate, ho un problema con il microfono.
– Sento molto rumore di sottofondo. Potete gentilmente controllare i vostri microfoni?
– John, se vuoi prendere la parola devi disattivare il pulsante muto.

Capire gli accenti:

– Scusami John ma non ho capito. Ti dispiace ripetere?
– Mi scusi signor Chopra, temo di non aver capito. Le dispiace parlare più lentamente?

Capire parti di una frase:

– Mi scusi signor McKay, non ho capito bene. Potrebbe ripetere per favore?
– Signor McKay, credo di non aver capito. Potrebbe ripetere?
– Mi scusi signor McKay, potrebbe chiarire che cosa intendeva quando ha detto…?
– Mi scusi signor McKay, potrebbe riformulare?

Voci sovrapposte:

– – Stanno parlando due persone contemporaneamente. Signor Chopra, può continuare? John, ti ridò la parola tra un attimo.

Stabilire gli obiettivi
Illustra lo scopo della riunione in maniera chiara all’inizio della chiamata.
Examples:

– The purpose of today’s meeting is to review last month’s sales.
– The objective of this meeting is to make a decision about the advertising campaign.
– In this meeting, we will discuss the opening of the new headquarters.

Esempi:

– Lo scopo della riunione di quest’oggi è di analizzare le vendite del mese scorso.
– L’obiettivo di questa riunione è di prendere una decisione sulla campagna pubblicitaria.
– In questa riunione parleremo dell’apertura della nuova sede centrale.

Fare riferimento ai documenti
I partecipanti non ti vedono, quindi devi essere in grado di descrivere bene i documenti a cui ti riferisci.
Examples:

– You should have a green document in front of you entitled ‘European Customer Satisfaction’
– The main points are highlighted in bold.
– Please turn to page 14

Esempi:

– Dovreste avere un documento verde dal titolo “European Customer Satisfaction”.
– I punti principali sono in grassetto.
– Ora andate a pagina 14

Condividere opinioni
Asking for an opinion:

– Shall we go round the table and hear everyone’s opinion?
– Alex, what do you think?
– Rachel, what are your thoughts?

Expressing an opinion:

– In my opinion, we are performing well under the circumstances.
– I think that…

Agreeing:

– I agree
– I completely agree
– I agree to a certain extent.

Disagreeing:

– I’m sorry but I’m afraid I disagree.
– I see your point but I’m afraid I disagree.
– I tend to disagree.
– I see things from a different perspective.

Checking for understanding:

– So what you’re saying is, we need to increase sales.
– Could you repeat that please?
– So if I understood correctly, you want us to increase the budget?

Compromising:

– Let’s try to find a middle ground.
– Why don’t we try to reach a compromise?
– Would you be willing to compromise?
– If you could increase our budget, then we could spend more on advertising.

Making a suggestion:

– Maybe we could increase the budget.
– Why don’t we focus on online advertising?

Agreeing with a suggestion:

– That’s a good idea.
– I like that idea.

Showing understanding:

– I understand.
– I see your point.

Interrupting someone:

– I’m sorry to interrupt. It’s Susan here.
– Alex here. Could I just jump in here.

Chiedere un’opinione:

– Possiamo sentire che cosa ne pensate tutti voi partecipanti?
– Alex, che ne dici?
– Rachel, che cosa ne pensi?

Esprimere un’opinione::

– Secondo me stiamo andando bene, viste le circostanze.
– Penso che…

Essere d’accordo:

– Sono d’accordo.
– Sono pienamente d’accordo.
– Sono d’accordo solo in parte.

Disagreeing:

– Mi spiace, ma temo di non essere d’accordo.
– Capisco cosa intendi, ma temo di non essere d’accordo.
– Tendenzialmente non sono d’accordo.
– La vedo da una prospettiva diversa.

Verificare di avere capito:

– Quindi stai dicendo che dobbiamo aumentare le vendite.
– Puoi ripetere per piacere?
– Quindi, se ho capito bene, vorresti aumentare il budget?

Fare compromessi:

– Cerchiamo di trovare una via di mezzo.
– Perché non cerchiamo di trovare un compromesso?
– Saresti disposta a fare un compromesso?
– Se potessimo aumentare il budget, potremmo spendere di più in pubblicità.

Fare una proposta:

– Magari potremmo aumentare il budget.
– Perché non ci concentriamo sulla pubblicità online?

Appoggiare una proposta:

– È una buona idea.
– Mi piace quest’idea.

Mostrare comprensione:

– Capisco
– Capisco che cosa intendi.

Interrompere:

– Scusate l’interruzione, sono Susan.
– Sono Alex, posso dire una cosa?

Dare la parola ai partecipanti
Ricorda ai partecipanti di dire il proprio nome prima di parlare.
Assicurati che tutti abbiano la possibilità di parlare.
Clarifying who is speaking:

– Sorry. Who’s speaking please?
– Please could you say your name before speaking?

Inviting participants to speak:

– Pauline, what are your thoughts?
– Let’s ask everyone their opinion.

Capire chi sta parlando:

– Scusate, posso chiedere chi sta parlando?
– Potete per favore dire il vostro nome prima di prendere la parola?

Invitare i partecipanti a parlare:

– Pauline, che ne pensi?
– Ora sentiamo le opinioni di tutti.

Gestire il tempo
Tieni sempre sotto controllo il tempo a disposizione per la riunione e comunicalo anche ai partecipanti.
Respecting the schedule:

– May I remind everyone that we have to finish by 4pm.
– Please be brief as we only have 30 minutes.
– I think we’re getting side-tracked. Let’s try to keep to the agenda.

Bringing the discussion to an end:

– I’m afraid we’re running out of time.
– Would anyone like to add anything before we finish the call?
– We’re running out of time. Let’s try to wrap things up.

Rispettare i programmi:

– Vorrei ricordare a tutti che dobbiamo concludere entro le 16.
– Vi prego di essere concisi perché abbiamo solo 30 minuti.
– Mi sembra che stiamo divagando. Cerchiamo di attenerci all’ordine del giorno.

Concludere la discussione:

– Purtroppo il tempo a nostra disposizione sta per finire.
– Qualcuno vuole aggiungere qualcosa prima di concludere la chiamata?
– Tra pochissimo dobbiamo chiudere, cerchiamo di arrivare a una conclusione.

Concludere la riunione
Riassumi le principali decisioni prese e le azioni concordate.
Assicurati che tutti abbiano capito quali sono i passi successivi, che cosa dovranno fare singolarmente e quali sono le scadenze stabilite.
Summarising:

– So, let’s go over the main points.
– So, to summarise we have decided to focus on online sales.

Highlighting action points:

– So Alex, you’re going to send out the minutes. Rachel, you’re going to speak to the regional Manager.

Refer to a future call:

– Shall we schedule a follow-up call in 2 weeks?
– Let’s speak again next month.

Riassumere:

– Dunque, ricapitoliamo i punti principali.
– Quindi, riassumendo, abbiamo deciso di concentrarci sulle vendite online.

Sottolineare i punti d’azione:

– Allora Alex, tu mandi il verbale. Rachel, tu parli con il Regional Manager.

Concordare una futura chiamata:

– Vogliamo fissare una chiamata di follow-up tra 2 settimane?
– Risentiamoci il mese prossimo.

Cerca di imparare alcune di queste frasi prima della tua prossima conference call per acquisire più sicurezza!

Puoi scaricare una copia PDF della lista di frasi utili qui sotto:

Scarica la lista di frasi per conference call

 

Parte 3: Partecipare a una conference call

Una conference call nella vita reale - copyright https://www.flickr.com/photos/canonsnapper/

Ora che hai un elenco di espressioni utili, molto usate in inglese, vediamo come si possono usare in una vera conference call.

Qui sotto troverai una simulazione di call in cui i partecipanti utilizzano proprio queste frasi.

I quattro partecipanti chiamano da Parigi, Milano e Londra e il tema della chiamata è il customer service.

Riesci a individuare le espressioni dell’elenco all’interno di questo dialogo? Fai attenzione a come queste frasi vengono usare per aprire la riunione, stabilire le regole, risolvere i problemi, gestire il tempo e concludere la riunione.

 

Presentazioni

Chairman (persona che conduce la riunione): Good morning. This is Alex, Customer Service Manager from the Paris office. Before we start, please could you introduce yourselves.
Milan: Good morning. This is Ralph speaking, but the correct pronunciation is Rayf. I’m the Customer Service Manager in Milan.
London: Good morning everyone. This is John, Finance Manager, London.
London 2: Good morning. John speaking. I’m the Customer Service Manager in the London office.
Chairman: Welcome everyone and thank you for attending. I’m afraid Vladimir is unable to attend today so we will have to proceed without him. As you may have noticed we have two Johns with us today. Please could we add surnames when speaking – John Smith and John Taylor?
London: Good idea.
London 2: Agreed!

Stabilire le regole

Chairman: Before we address the points on the agenda, please remember to switch off the mute button when you are speaking. Switch it on when you’re not speaking. I should highlight that we have three nationalities here today and not everyone is a native English speaker. Please speak clearly and slowly so that everyone understands. Furthermore, please speak one at a time to avoid confusion.

Gestire i problemi di audio

London: John Taylor here. I can’t hear you very well Alex. Please could you check your microphone?
Chairman: Yes of course. I’ve increased the volume. Can you hear me now?
London: Yes that’s much better.

Stabilire gli obiettivi e fare riferimento ai documenti

Chairman: So, as agreed, Ralph will be taking notes throughout today’s meeting. The purpose of today’s meeting is to review the level of customer satisfaction across Europe and propose changes moving forward. You should have a green document in front of you entitled European Customer Satisfaction. John Smith is going to present the main highlights.
London 2: Thank you Alex. Please could you all turn to Page 2. You will see that the main points are highlighted in bold in paragraph 3 and 4. Clearly customer satisfaction has decreased dramatically over the past year. There was a drop during the Christmas period followed by a slight decrease in Spring… Thank you for listening.
(Per ulteriori suggerimenti su come fare una presentazione in inglese, leggi la nostra guida.)

Condividere opinioni

Chairman: Thank you John. Shall we go round the table and hear everyone’s opinion on the results? Let’s start with Ralph.
Milan: Well, in my opinion we’re performing well under the circumstances. There is a lot of work and we are understaffed. We need a bigger budget in order to hire more staff.
London: John Taylor here. I’m sorry to interrupt but I completely disagree. I don’t think you need a bigger budget. That’s out of the question. In my opinion we need better training.

Gestire i problemi di audio

Chairman: What do you think John Smith?….John? John can you hear me? John you need to switch off the mute button if you want to speak.

Condividere opinioni e trovare un compromesso

London 2: Ah yes! John here. As I was saying, I agree with Ralph to a certain extent but we have to keep costs down due to the current economic climate. We need to think creatively and try to find a compromise.
Milan: Ralph here. I see your point John. Let’s try to find a middle ground. Maybe we could increase staff training for a trial period of, say 6 months, and then test the impact on customer service. If necessary we could return to the topic of a bigger budget after 6 months. What do think?
London: John Taylor here. I think that’s a good idea.
London 2: John Smith here. I completely agree.

Gestire il tempo

Chairman: Would anyone like to add anything before we finish the call? Unfortunately time has run out for today.
Milan: Ralph here. I think we’ve covered everything. We’ve reached a good compromise.

Concludere la riunione

Chairman: Before we close the meeting, let’s go over the main points. Firstly, we reviewed the customer service results, then we discussed options…
Chairman: So John Smith you’re going to speak to the HR Department regarding further staff training. John Taylor you’re going to let us know how much money is available for further training over the next 6 months. Ralph you’ll circulate the minutes to everyone within 48 hours. Shall we schedule a follow-up call next month? Thank you all for coming.

 

In questo dialogo hai potuto vedere come vengono utilizzate le varie espressioni dell’elenco: quante ne hai individuate?

Se ne hai trovate 20, complimenti!

Se invece ne hai colte meno, perché non scarichi l’elenco di frasi utili, e lo affianchi al dialogo per trovarle tutte?

Conclusioni

Esempio di videoconferenza - copyright https://www.flickr.com/photos/us-mission/

I tuoi colleghi e dirigenti ti apprezzeranno di più se usi delle frasi semplici ed efficaci: non solo sono più facili da capire per tutti, ma nella cultura anglosassone sono anche segno di intelligenza, empatia e buona padronanza dell’argomento.

Per ridurre lo stress e l’ansia da conference call, segui questi step:

  • Procurati l’ordine del giorno e prepara la tua presentazione in anticipo
  • Prova l’attrezzatura e i codici di accesso prima di iniziare la riunione
  • Impara e ripassa le espressioni in inglese dell’elenco

E ora la parola a te!

Hai qualche altro consiglio da condividere con noi su come gestire al meglio le conference call o qualche altra espressione utile che hai usato?

Quante espressioni sei riuscito a individuare nel dialogo? Hai avuto qualche difficoltà nel capirle? Raccontacelo nei commenti qui sotto!

Ti è sembrato utile? Dillo ai tuoi amici:
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