6 consigli per migliorare il tuo inglese business

Da e

Ti sudano le mani. Ti sistemi la cravatta e aspetti che cominci la riunione.

Quando arrivano gli altri partecipanti, inizi la tua presentazione. Sei così preoccupato di sbagliare la pronuncia delle parole che parli a voce bassissima e tutti fanno fatica a sentirti.

Dopo la presentazione, continui ad angosciarti: sarai riuscito a farti capire da tutti? Il tuo capo avrà cambiato idea su quella promozione che pensava di darti?

Questo scenario ti suona familiare? Ti stressa partecipare alle conference call in inglese o scrivere report e montagne di email per lavoro?

Se stai leggendo questo articolo vuol dire già che vuoi migliorare il tuo inglese business ma ci sono 6 errori comuni che potrebbero ostacolarti.

Stai facendo anche tu uno di questi errori fondamentali? Ecco come correggerli e migliorare il tuo inglese business!

Keep calm e segui questi 6 consigli

1. Usa metodi collaudati

Con tutte le risorse che ci sono, perché stressarti e perdere tempo a scrivere la mail o la presentazione perfetta quando puoi usare un modello già pronto?

Utilizzare un modello predefinito non vuol dire essere pigri: in realtà, usare un formato che ha già funzionato sia per te sia per altri renderà la tua comunicazione più efficace.

Invece di preoccuparti del formato della tua mail o presentazione, sfrutta il tempo a tua disposizione per rileggere il testo con attenzione e assicurarti che non ci siano errori di grammatica.

 

Ecco un esempio che può aiutarti a scrivere le tue mail. Copialo e incollalo quando scriverai la tua prossima mail:

1) Scrivi lo scopo della mail
Example 1
Hello Alice, I am writing to you because I need your help with typing up a press release.

Example 2
Hello Bill, I would like to schedule that meeting to finalize our presentation to Mr. Smith.

Esempio 1
Ciao Alice, ti scrivo perché avrei bisogno del tuo aiuto per scrivere un comunicato stampa.

Esempio 2
Ciao Bill, vorrei fissare quella riunione per finalizzare la nostra presentazione per il sig. Smith.

2) Fornisci dei dettagli su che cosa ti serve, comunicando tutte le informazioni necessarie in modo conciso.
Per rendere il testo più leggibile, usa gli elenchi puntati e scrivi dei sottotitoli per i diversi argomenti.
Example 1
Here are the steps I need you to take in order to complete this task:
– Please read over the notes I have attached to this email.
– Please expand upon these points into three paragraphs or less.
– There are two people you need to talk to get data for this press release. The names are in the notes I attached.
– Once completed, please email me the press release in a Word document.

Example 2
I’ve included some times I am available below:
Wednesday: 11:30-12:00 or 2:30-3:00
Thursday: 9:00-10:00 or 1:00-2:30
Friday: 10:00-11:00
Please pick a time that is most convenient for you. If none of these work, please let me know when you are free and I’ll try to arrange something.

Esempio 1
Qui di seguito trovi gli step che dovrai fare per completare questo lavoro:
– Leggere le note allegate alla presente mail.
– Ampliare questi punti in tre paragrafi al massimo.
– Ci sono due persone con cui devi parlare per avere i dati per il comunicato stampa. Trovi i loro nomi nelle note allegate.
– Una volta completato tutto, inviarmi il comunicato stampa come documento Word.

Esempio 2
Ecco alcuni orari in cui sono disponibile:
Mercoledì: 11.30-12.00 o 14.30-15.00
Giovedì: 9.00-10.00 o 13.00-14.30
Venerdì: 10.00-11.00
Scegli pure un orario comodo per te. Se nessuno di questi orari ti è comodo, per favore fammi sapere quando sei libero e cercherò di organizzarmi.

3) Scrivi una conclusione al messaggio.
Questa è la parte in cui scrivi che cosa vuoi che succeda. Riassumi le azioni e i passi successivi richiesti al tuo interlocutore e i punti chiave.
Example 1
Please email me the completed press release by next week Friday (May 24). We have a strict deadline so I would appreciate it if you could get this to me on time.

Example 2
Please let me know by this afternoon so I can schedule the meeting.

Esempio 1
Mandami per favore il comunicato stampa finito entro venerdì prossimo (24 maggio). Abbiamo una scadenza tassativa quindi ti sarei grato se riuscissi a mandarmelo in maniera puntuale.

Esempio 2
Fammi sapere entro oggi pomeriggio, così posso programmare la riunione.

4) Concludi con la tua firma se il tuo programma di posta non la include automaticamente nella mail.
Assicurati di scrivere tutte le informazioni necessarie, come il tuo nome e cognome, i tuoi dati di contatto e la tua posizione in azienda
Example
Best regards,
Bob Smith
CEO of ABC Inc.
123 Apple Road, New York City, USA
Tel: (123) 456-7890
Esempio
Cordiali saluti,
Bob Smith
Amministratore delegato di ABC Inc.
123 Apple Road, New York City, USA
Tel: (123) 456-7890

 

Esempi di oggetto per le mail
Foto di una mail
L’oggetto deve includere l’argomento e lo scopo della mail: inserisci prima l’argomento e poi lo scopo, separandoli con un trattino.

  1. Rispondere a una richiesta: quando rispondi a una mail, sii il più specifico possibile riguardo l’azione da fare. Lo scopo deve includere le parole “the [action or item] you requested”, ovvero “l’[azione o oggetto] da lei richiesto”.
    Esempio: “Company Logo – The edit you requested”
  2. Sollecitare un’azione: nello scopo, inserisci delle parole come “action requested”, ovvero “azione richiesta”. Sii il più preciso possibile riguardo alla scadenza entro cui il lavoro deve essere completato.
    Esempio: “Edit Company Logo – Action Requested: complete by 30 August”
  3. Dare informazioni: se non devi chiedere al destinatario di fare qualcosa in particolare, puoi inserire le parole “please review”, cioè “da controllare” oppure “No action required”, ovvero “nessuna azione richiesta”.
    Esempio: “New Company Logo – No action required”

 

Modello da seguire per presentazioni aziendali
Una presentazione aziendale - copyright ImagineCup http://www.flickr.com/photos/imaginecup/

  1. Inizia il discorso presentando te stesso, esponendo lo scopo e i punti principali della presentazione e spiegando perché l’argomento è importante per chi ti sta ascoltando.
  2. Nella parte centrale della presentazione, esponi i vari punti a supporto delle idee principali. Ricorda di spiegare i concetti più difficili, ad esempio i termini nuovi o tecnici. Per rendere la presentazione più comprensibile, prova a spiegare i concetti più ostici facendo un parallelo con qualcosa di conosciuto e presentando le statistiche utilizzando delle immagini il più possibile.
  3. Evita di scrivere troppe parole e numeri sulle slide: sii conciso nella tua esposizione e usa delle slide con poche parole chiave, sfruttando al massimo le immagini.
  4. Per la conclusione, tira le somme del discorso riassumendone i punti principali e rimarcando l’importanza dei contenuti della presentazione. Infine, indica ai partecipanti che cosa dovranno fare.
  5. Se hai ancora tempo a disposizione, cerca di lasciare uno spazio per le domande, in cui avrai la possibilità di chiarire o spiegare ulteriormente i punti che non sei riuscito a trattare nella presentazione.

 

Dà un’occhiata a queste slide contenenti alcune frasi utilizzabili quando parli inglese al telefono:

2. Sviluppa le tue abilità comunicative

“Il problema principale nella comunicazione è l’illusione che sia avvenuta”
– George Bernard Shaw

Non importa solo che cosa dici, ma anche come lo dici!

Anche se non sei madrelingua inglese, è comunque importante sviluppare ottime abilità comunicative per trasmettere il tuo messaggio in modo chiaro.

Preferisci che i clienti ascoltino una persona che parla a bassa voce, pronunciando male le parole, oppure una persona che parla con sicurezza e scioltezza a testa alta?

È importante imparare vocaboli nuovi ed espressioni diverse, ma devi esercitarti a usarli se vuoi padroneggiarli.

Ecco 5 modi per migliorare le tue abilità comunicative:

  • Offriti di fare presentazioni e svolgere altre attività in cui è necessario interagire con colleghi che parlano inglese.
  • Partecipa attivamente alle conference call e alle riunioni per provare il nuovo materiale che hai imparato.
  • Quando fai una presentazione, preparala e provala in anticipo. Quando ti eserciti, controlla il tuo linguaggio del corpo allo specchio. Esercitati a parlare ad alta voce. Controlla come si pronunciano tutte le parole della presentazione, ad esempio su Forvo.
  • Mantieni il contatto visivo e ascolta attentamente quando parli con i tuoi colleghi.
  • Iscriviti a Toastmasters o frequenta altri gruppi dove puoi esercitarti a parlare in pubblico.

3. Chiedi un feedback

Riflettere, ascoltare e urlare - copyright P Shanks http://www.flickr.com/photos/pshanks/
A prescindere dal tuo livello di inglese, c’è sempre un margine di miglioramento: chiedere al tuo insegnante o ai tuoi colleghi di darti un feedback può aiutarti a imparare dai tuoi errori.

Alla maggior parte delle persone, compresi i tuoi colleghi, non dispiace affatto fare delle critiche costruttive. Trova il coraggio di chiedere al tuo insegnante o a un collega di cui ti fidi di darti dei consigli individualmente fino a quando ti sentirai abbastanza sicuro da fare domande anche quando sei in davanti a un gruppo.

Se chiedere un riscontro ai tuoi colleghi non ti fa sentire a tuo agio, prova prima a chiedere a un amico di dirti che ne pensa di una mail che hai scritto di recente o di ascoltare una tua presentazione.

Se vuoi esercitarti da solo, invece, puoi provare Cambridge Write and Improve o Grammarly per avere un feedback sulle tue mail.

Chiedere consigli sul lavoro ed esercitarsi in modo costante può anche essere un modo di fare vedere al tuo capo che sei ambizioso e motivato… e magari ottenere quella promozione che hai sempre voluto!

4. Metti un po’ di inglese nella tua vita quotidiana

“È questo il modo per imparare di più, quando fai una cosa con talmente tanto piacere che non ti accorgi del tempo che passa.”
– Albert Einstein, lettera al figlio

Più riesci a goderti lo studio e a rilassarti, più facile e piacevole diventerà: sarai più motivato a imparare e a migliorare le tue abilità.

Ecco qualche consiglio:

  • Inserisci l’inglese nei tuoi hobby: ad esempio, se ti piace cucinare, perché non seguire le ricette di un’app in inglese? Puoi iscriverti a un gruppo Facebook in inglese, trovare video tutorial su Youtube su qualsiasi argomento, leggere blog e riviste o guardare le partite di calcio con commento in inglese.
  • Imparare una lingua vuol dire fare errori, ma l’importante è imparare a riderci sopra e rifletterci in modo da non ripeterli. Per cominciare, dà un’occhiata a questi errori comuni e come risolverli: come vedi, sei in buona compagnia.
  • Guarda i tuoi programmi preferiti in inglese: con Netflix, Sky e la maggior parte dei servizi di streaming, puoi mettere il tuo show in lingua originale con un clic. Se ti senti insicuro, inizia attivando anche i sottotitoli.
  • Poniti dei paletti su quando studiare, ad esempio programmando le sessioni di studio e non portando i libri in vacanza.

5. Il mondo è la tua classe

Statua di un uomo che si nasconde dal mondo di comunicazione che lo circonda - copyright ChrisM70 http://www.flickr.com/photos/chrism70/

Fuori dell’aula di studio, c’è tutto un mondo di opportunità per imparare l’inglese. Imparare l’inglese nel mondo reale è un ottimo modo per essere continuamente a contatto con idee e concetti nuovi.

Ecco qualche consiglio su dove imparare l’inglese business:

  • Leggi blog e riviste di settore oppure iscriviti a un gruppo sul tuo settore su un social media
  • Segui i tuoi colleghi o altre persone che ti interessano su Twitter: per esempio, il nostro account è @TJTaylorEnglish
  • Quando vai a una conferenza, cerca di conoscere persone nuove e fare networking
  • Socializza con i tuoi colleghi stranieri

6. Sviluppa abitudini di studio efficaci

Esempio di una mappa mentale - copyright jewong1314 http://www.flickr.com/photos/26043256@N08/
Molti studenti di inglese business non mettono piede in una classe da anni, quindi è normale che abbiano perso l’abitudine di studiare in modo mirato ed efficace.

Se però riesci a dare il giusto valore alla regolarità nello studio, avrai più possibilità di imparare.

Preferisci studiare un sacco di ore e continuare ad arrabbiarti perché non fai progressi oppure studiare poche ore ma in modo proficuo, facendo dei veri progressi in inglese?

Ecco qualche consiglio per sviluppare le tue tecniche di studio:

  • Se studi a casa, dedica uno spazio specifico al tuo studio: usalo solo per studiare e assicurati di non avere distrazioni. Tieni la scrivania pulita e usa una sedia comoda. Associare un punto specifico della casa allo studio ti aiuterà a prepararti mentalmente e a concentrarti.
  • Se invece studi al lavoro, fissa un orario per studiare e attieniti al programma: è fondamentale imparare a porsi delle priorità e a gestire il tempo. Riservati del tempo sull’agenda, sul telefono o sul calendario online in modo che nessuno possa invitarti alle riunioni. Se fai capire agli altri perché lo studio per te è importante, ti supporteranno e rispetteranno i tuoi orari. Stampa e affiggi il tuo programma in un posto visibile a tutti in modo che sappiano quando non devono disturbarti.
  • Fai pause frequenti: è importante fare riposare il cervello, in modo da non stancarti o stressarti troppo. Anche solo 5 minuti di stretching, una piccola passeggiata o uno snack ti aiutano a recuperare la concentrazione.
  • Inizia con l’argomento più difficile: di solito i temi più difficili sono quelli su cui bisogna concentrarsi di più. Inizia quindi a studiare questi argomenti quando la mente è ancora fresca e tieni le parti più facili per la fine della sessione di studio, quando sarai più stanco.
  • Abbi cura della tua salute: dormire poco vuol dire avere una minore capacità di concentrazione e ricordarsi meno di quello che si è studiato.
  • Scegli la qualità sulla quantità: studiare di più non vuol dire per forza imparare di più. Studiare a piccole dosi sarà più efficace rispetto a studiare molto a lungo.

Sei pronto a partire?

Un sogno, un obiettivo - copyright Jonny Goldstein http://www.flickr.com/photos/jonnygoldstein/
Seguendo questi 6 consigli comincerai a notare una certa differenza nel tuo modo di interagire in inglese con colleghi e clienti.

Sarai più sicuro di te, più attivo e più visibile in azienda. Potresti anche instaurare rapporti professionali preziosi!

Per iniziare a percorrere la strada del successo, ricordati di:

  1. Usare modelli predefiniti di mail e presentazioni
  2. Migliorare le tue abilità comunicative
  3. Chiedere regolarmente dei riscontri
  4. Mettere un po’ di inglese nella tua vita di tutti i giorni
  5. Imparare l’inglese nel mondo che ti circonda
  6. Sviluppare buone abitudini di studio

Con quali di queste di identifichi di più?

Comincia scegliendo uno di questi punti e risolvilo oggi. Poniti degli obiettivi e dopo una settimana rifletti su come hai corretto il tuo errore.

Comincia a porti dei piccoli obiettivi per questa settimana: apri subito l’agenda e programma la prima sessione di studio.

Secondo te quale di questi errori è più grave? Quali sono a tuo avviso gli altri errori più comuni? Lasciaci un commento e raccontacelo!

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