La tua guida completa alle riunioni in inglese

Da e

Ti capita mai di sentirti perso o in ansia quando devi fare una riunione in inglese?

Anche per chi non ha nessun tipo di problema a parlare in pubblico nella propria lingua, doversi esprimere in inglese o coordinare bene una riunione in inglese può essere difficile.

Illustrazione di una riunione terribile - copyright Amanda Schutz https://www.flickr.com/photos/amandawoodward/

Questa guida alla sopravvivenza ti darà degli esempi di frasi in inglese e alcuni consigli da usare nella tua prossima riunione di lavoro.

Ti aiuteremo anche a prepararti per le situazioni più comuni che possono capitarti e a evitare alcuni errori.

Come usare questa guida

Più arriverai al meeting preparato, più ti sentirai sicuro di te stesso e riuscirai a coordinare i tuoi meeting senza stress.

Questa guida è suddivisa in 4 parti:

  1. Prima imparerai alcune frasi comuni in inglese, ad esempio per comunicare il tuo messaggio in modo efficace, per mantenere i partecipanti concentrati sul tema della discussione e per passare ai punti successivi durante la riunione.
  2. Parleremo poi di alcune frasi da evitare.
  3. Ti daremo qualche consiglio generale.
  4. Infine riassumeremo il tutto e ti mostreremo un esempio di conversazione in riunione.

1. Frasi utili

Qui sotto troverai alcune frasi utili da usare nelle tue riunioni di lavoro, suddivise per categoria.

Prova a impararne qualcuna, oppure ripassale prima delle riunioni per rinfrescarti la memoria e sentirti più sicuro:

Saluti e presentazioni
Da usare per iniziare la riunione e dare il benvenuto ai partecipanti.
Examples:

– Good morning/afternoon everyone.
– Since everyone is here, we can begin.
– Can we all welcome John, our new IT manager?
– I would like to extend a warm welcome to our VP of Sales, John.

Esempi:

– Buongiorno/buon pomeriggio a tutti.
– Visto che ci siamo tutti, possiamo cominciare.
– Possiamo dare tutti il benvenuto a John, il nostro nuovo manager IT?
– Voglio dare il mio benvenuto a John, il nostro vice-presidente commerciale.

Illustrare gli obiettivi e l’ordine del giorno
Questo passaggio indirizza la riunione e ne mantiene il focus.
Stating Objectives:

– Today, we are here to discuss last month’s sales.
– I’ve called this meeting so we can review the most recent project.
– By the end of this meeting today, we should have completed…

Introducing Agenda:

– Does everyone have a copy of the agenda?
– There are seven items on our agenda. Let’s start from the beginning.
– If it’s ok with everyone, I would like to start with the second point, last month’s sales numbers.

Illustrare gli obiettivi:

– Oggi siamo qui per parlare delle vendite del mese scorso.
– Ho organizzato questa riunione per esaminare il progetto più recente.
– Entro la fine della riunione di oggi, dovremmo riuscire a completare…

Illustrare l’ordine del giorno:

– Avete tutti una copia dell’ordine del giorno?
– Abbiamo sette punti in agenda. Iniziamo dal primo.
– Se siete d’accordo, vorrei iniziare dal secondo punto, i numeri delle vendite del mese scorso.

Chiarire o ripetere punti
È importante assicurarsi che tutti capiscano, sia che tu sia il coordinatore o solo un partecipante.
Examples:

– Was that clear to everyone?
– If we look at it from this perspective, does that make more sense?
– Can I make that easier to understand?
– I will repeat for clarification…
– Because these are important points, I will repeat them.

Esempi:

– È chiaro per tutti?
– Se lo consideriamo da questa prospettiva, è più chiaro?
– Posso semplificarlo in qualche modo?
– Lo ripeto per chiarezza…
– Questi punti sono importanti quindi li ripeterò.

Condividere e chiedere opinioni
Le riunioni devono portare a discussioni produttive. Incoraggia i partecipanti a interagire chiedendo le loro opinioni e condividendo le tue.
Sharing an Opinion:

– I (really) feel that these sales figures are encouraging.
– If you ask me, I think that we should focus on…
– In my opinion, this idea is…

Asking for an Opinion:

– Do you agree with this initiative?
– I’d love to get some ideas from everybody.
– Sue, could you share your opinion on these ideas?
– John, how do you feel about this marketing plan?

Condividere opinioni:

– Penso (davvero) che questi dati sulle vendite siano incoraggianti.
– Secondo me, dovremmo concentrarci su…
– Secondo me, questa idea è…

Chiedere opinioni:

– Sei d’accordo con questa iniziativa?
– Mi piacerebbe avere qualche idea da tutti voi.
– Sue, puoi dirci che cosa ne pensi di queste idee?
– John, che ne dici di questo piano marketing?

Concordare o dissentire sui punti trattati
Quando le persone esprimono il loro accordo o disaccordo, significa che stanno ascoltando.
Assicurati sempre di dare ascolto a entrambe le parti nelle discussioni.
Agreeing:

– That’s a great point.
– I could not agree more.
– That is exactly what I was thinking.
– I must agree with Sue on this idea.
– That sounds like a great idea.

Disagreeing:

– Unfortunately, I do not see it the same way.
– I agree with you in part, but…
– I can’t agree with you because I think…

Concordare:

– Ottima osservazione
– Non potrei essere più d’accordo.
– È esattamente quello che stavo pensando.
– Per quanto riguarda quest’idea, sono d’accordo con Sue.
– Sembra un’ottima idea.

Dissentire:

– Purtroppo io non la vedo allo stesso modo.
– In parte sono d’accordo con te, ma…
– Non posso dirmi d’accordo con te perché penso…

Negoziare e trovare compromessi
Questi rientrano tra gli aspetti più importanti di molte riunioni.
Impara come negoziare in modo rispettoso e trovare compromessi.
Negotiating:

– I will need to take more time to consider your offer.
– I can accept your terms on these conditions…
– I see your point, but I think we are better off by…

Compromising:

– I understand, and I am willing to compromise on these points.
– What do you think if we were to do this instead?
– This is what I am willing to offer in order to move this deal forward.

Negoziare:

– Dovrò prendermi un po’ di tempo per esaminare la tua offerta.
– Posso accettare i tuoi termini a queste condizioni…
– Capisco quello che intendi, ma credo sia meglio se…

Trovare compromessi:

– Capisco e sono disposto a trovare un compromesso su questi punti.
– Che ne diresti se facessimo così invece?
– Questo è ciò che sono disposto a offrire per procedere con questo accordo.

Interrompere per commentare o fare una domanda
Le domande sono un aspetto produttivo di qualsiasi riunione, ma le interruzioni possono creare distrazione.
Chiedi il permesso per interrompere se devi avere un chiarimento o fare un commento importante.
Interrupting:

– May I have a word on this topic?
– If I may, I think that we should discuss this…
– Excuse me for interrupting, but could you clarify the marketing plan again?
– May I add something about last month’s sales report here?

Interrompere:

– Posso dire una cosa su questo tema?
– Se posso, penso che dovremmo parlarne…
– Scusate l’interruzione, ma potreste chiarire ancora il piano per il marketing?
– Posso aggiungere una cosa riguardo al report sulle vendite del mese scorso?

Domande per favorire la discussione
Fare partecipare tutti serve non solo perché la riunione rimanga produttiva, ma anche per far sì che i partecipanti si sentano benaccetti e coinvolti nel gruppo.
Asking for Contributions:

– We haven’t heard from you yet, John. Do you mind sharing your thoughts?
– What do you think about the numbers from last month?
– Would you like to add anything about these figures, Sue?
– John, what do you think about this?
– Does anyone have any comments on this point?
– Is there anything else anyone else would like to add?

Chiedere ai partecipanti di intervenire:

– John, non sei ancora intervenuto. Ti va di condividere quello che pensi?
– Che cosa ne pensate dei numeri del mese scorso?
– Vuoi aggiungere qualcosa riguardo questi numeri, Sue?
– John, che cosa ne pensi?
– Qualcuno ha dei commenti su questo punto?
– C’è qualcos’altro che volete aggiungere?

Gestire i partecipanti e il tempo
Rispettare le tempistiche nelle riunioni è difficile e queste frasi possono aiutarti.
Participant Management:

– John, please be brief with your comments.
– Let’s get back to the topic of sales, shall we?
– We are not here to discuss marketing today.

Time Management:

– We are running out of time for this meeting.
– Well, that is all the time we have for today’s meeting, but let’s discuss that next time.
– I’m afraid we’ve run out of time for today, but our next meeting will be Monday morning.

Gestione dei partecipanti:

– John, ti prego di essere breve nei tuoi commenti.
– Torniamo sul tema delle vendite, okay?
– Non siamo qui per parlare del marketing oggi.

Gestione del tempo:

– Stiamo finendo il tempo a disposizione per questa riunione.
– Okay, il tempo a disposizione per la riunione di oggi è finito, ma riparliamone la prossima volta.
– Temo che sia finito il tempo per oggi, ma la prossima riunione è lunedì mattina.

Riassumere i punti della riunione
È importante riassumere brevemente la riunione e le attività previste prima della riunione successiva.
Summarizing:

– Before we go, let me summarize what we have decided on.
– To sum up the meeting, we discussed points A, B, and C.
– Shall I review today’s important points?

Riassumere:

– Prima di andarcene, riassumo quello che abbiamo deciso.
– Riassumendo, abbiamo parlato dei punti A, B e C.
– Ricapitolo i punti più importanti di oggi?

Assegnare le attività
Generalmente da una riunione scaturiscono delle attività da completare.
Action Items:

– We should really prepare these numbers for our meeting next week.
– Let’s focus our attention on completing these changes in the marketing plan by Friday afternoon.
– Would you mind taking care of the report by Thursday morning?
– I look forward to your report at our meeting next week, Sue.

Attività:

– Dobbiamo preparare questi numeri per la riunione della settimana prossima.
– Concentriamoci sul finalizzare queste modifiche al piano marketing entro venerdì pomeriggio.
– Puoi occuparti del report entro giovedì mattina?
– Attendo il tuo report per la riunione della settimana prossima, Sue.

Puoi anche scaricare la tua copia gratuita in PDF di queste frasi utili:

Scarica la Lista di frasi per riunioni

 

Frasi fondamentali

Non dimenticare di chiedere ai partecipanti di partecipare - copyright https://www.flickr.com/photos/worldbank/

Se imparare tutte queste frasi ti fa paura, non preoccuparti. Alcune frasi sono più importanti di altre, quindi puoi concentrarti prima su quelle fondamentali.

Poi prenditi il tempo che ti serve prima di passare alle altre frasi, un po’ alla volta.

Le frasi fondamentali sono quelle per:

  • Chiarire quello che ha detto un partecipante o il coordinatore della riunione. Questo aspetto è fondamentale per tutti i membri della riunione. Nella maggior parte dei casi, se tu non hai capito qualcosa che ha detto qualcun altro, è probabile che un altro collega abbia lo stesso problema.
    Usare queste frasi può aiutarti a far sì che il messaggio sia chiaro e compreso da tutto il gruppo.
  • Chiedere ai partecipanti di intervenire, creando così un ambiente in cui tutti sentono che il loro input non è solo importante, ma anche voluto.
    Usa le frasi riportate sopra per richiedere commenti o feedback specifici e prendi nota degli interventi dei tuoi colleghi
  • Assegnare le attività da completare a seguito della riunione fa la differenza tra riunioni efficaci e inefficaci. È bello riunire il team per parlare di progetti o problemi aziendali, ma se queste discussioni non vengono poi messe in pratica tramite attività specifiche, non valgono molto.

2. Frasi da evitare nelle riunioni aziendali

Foto di un partecipante escluso dalla conversazione - copyright https://www.flickr.com/photos/worldbank/

Abbiamo parlato nel dettaglio delle frasi che funzionano bene nelle riunioni aziendali, ma ci sono anche alcune frasi da evitare.

Leggi questa lista prima della tua prossima riunione, così potrai evitare di usarle inavvertitamente.

“No one agrees with you on that… / Nessuno è d’accordo con te…”
La prima regola di una riunione è mantenere un tono positivo. Dire a qualcuno che nessuno appoggia le sue idee o le sue opinioni cambia drasticamente il tono della riunione. Inoltre, fa pensare agli altri partecipanti che anche le loro opinioni e idee non saranno benaccette.

“That is a secondary issue / Quello è un problema secondario”
Questa frase magari viene usata in buona fede per evitare che la riunione vada fuori tema, ma è sgarbata e comunica ai partecipanti che quello che hanno da dire non è importante.
Se qualcuno va fuori tema, ringrazialo per il suo intervento e di’ che magari è meglio parlarne in un’altra riunione o in privato. In questo modo, non solo riconoscerai l’importanza del commento o della domanda del partecipante, ma riuscirai a non far perdere di vista lo scopo e le tempistiche della riunione.

“I’m in charge here / Qui comando io”
Sarai anche il responsabile della riunione, ma dichiarare che comandi tu è maleducato e scoraggia gli altri dal fare domande o intervenire. Puoi tenere la riunione sotto controllo in modo migliore usando le frasi spiegate sopra.

Non sminuire i contributi degli altri - copyright https://www.flickr.com/photos/worldbank/

“Let’s have a follow up meeting / Facciamo una riunione di follow up”
Lo scopo di una riunione aziendale è di presentare informazioni e alla fine arrivare a una risoluzione, prendere una decisione o elaborare un piano per risolvere un problema. Invece di concludere proponendo un’altra ennesima riunione, è più produttivo assegnare le varie attività ai partecipanti in modo da rendere tutte le successive conversazioni il più mirate possibile.

3. Consigli per riunioni di lavoro

Vero è che già parlare in inglese davanti a un gruppo di persone che lo parlano bene è di per sé difficile, figuriamoci se nel frattempo devi anche stare attento che la riunione si svolga senza intoppi.

In più vuoi anche mostrarti gentile, competente ed evitare di essere noioso, visto che già le riunioni risultano noiose per molte persone.

Una presentazione noiosa - copyright https://www.flickr.com/photos/worldbank/

Ecco quindi dei consigli che possono esserti utili in qualsiasi riunione:

  1. Mantieni un tono positivo
    Nessuno vuole sorbirsi una riunione noiosa, soprattutto se promuove un ambiente negativo. Assicurati di mantenere un tono positivo durante la riunione.
    Molti nordamericani apprezzano una battuta o qualche convenevole, quindi ricordati di farli all’inizio o alla fine della riunione.
  2. Rivolgiti a tutto il gruppo
    Può essere difficile spostare l’attenzione e il contatto visivo da un partecipante all’altro: è molto più facile fissare uno o due colleghi seduti dalla parte opposta del tavolo nella sala riunioni.
    Mantenere il contatto visivo con tutti i partecipanti però mantiene l’attenzione di tutti e li fa sentire partecipi. Quando ci si sente in sintonia con la persona che sta parlando (ovvero tu!), si è anche più portati a recepire il messaggio.
  3. L'importanza del contatto visivo con i partecipanti - copyright https://www.flickr.com/photos/worldbank/

  4. Invita i partecipanti a intervenire
    Le riunioni aziendali devono essere un lavoro di gruppo e non dei monologhi. Se sei tu a coordinare la riunione, lascia spazio per gli interventi dei partecipanti mentre parli e per le loro domande alla fine.
    Questo è importante soprattutto se alle riunioni partecipano europei o americani: più riesci a coinvolgere il gruppo, più il meeting sarà efficace. Le persone anglofone sono abituate a dare le loro opinioni, quindi ci saranno molte interazioni.
  5. Attento al tempo
    Tutti i partecipanti hanno dovuto organizzarsi la giornata per essere presenti e tutti hanno altro lavoro da fare dopo la riunione. Ricorda di attenerti all’orario previsto per la fine della riunione.
    Alcune nazionalità, come i britannici e gli statunitensi, tengono molto alla puntualità. Se dici che la riunione inizia e finisce a un certo orario, devi attenerti a questi orari.
  6. Non dimenticarti del linguaggio del corpo
    Se sei seduto ricurvo sul tavolo o tieni le braccia conserte, gli altri potrebbero pensare che non sei interessato o che non hai voglia di lavorare.
  7. Esempio di linguaggio del corpo negativo - copyright https://www.flickr.com/photos/worldbank/

    Che cosa significa linguaggio del corpo?

4. Mettere insieme una conversazione

Ora che conosci tutte queste frasi e parole utili per le riunioni, ti chiederai: come si possono usare insieme in una conversazione?

Ecco quindi un esempio di conversazione tra 4 partecipanti che ti mostrerà come usare le frasi in un contesto di riunione:

 

Chair: Good morning everyone. First of all, I would like to extend a warm welcome to Bob, the Vice President of Sales in our US branch.

Bob: Thanks for having me.

Chair: Let’s talk about today’s agenda. If it’s ok with everyone, I’d like to start with the second point. Bob, can you please talk about the sales reports from each district?

Bob: Sure, I’d love to … (presenta il PowerPoint – se vuoi scoprire di più su come creare presentazioni in inglese, puoi leggere la nostra guida qui).

Chair: Thank you very much Bob. Now I’d love to get some ideas from everybody. How do you feel about those results? Is there anything we can all do as a team to improve sales in our own districts?

Participant 1: I feel that we have been focusing too much on younger customers. In my opinion we need to focus our advertising on an older market, around 35-40 age group.

Participant 2: I’m sorry, I didn’t catch that. Could you repeat that, please?

Participant 1: I said that we need to focus our advertising on the 35-40 age group.

Participant 2: Unfortunately, I see it differently. I think that we are not focused enough on younger customers. Our advertising is not reaching the 25-34 age group, and we need to update our advertising channels.

Chair: What do you think about this point, Bob?

Bob: That’s a great point about the wrong channels. However, I think we need to focus more on our older customers.

Chair: Is there anything else anyone would like to add?

Participant 1: I understand, are you willing to compromise? We can try the same marketing campaign we have been using for the younger group, but instead target it at the 35-40 age group. We can test that and see what results we get.

Participant 2: That sounds like a great idea.

Chair: Great. Well I’m afraid we have run out of time for today. Before we go, let me summarize the main points …

Chair: Let’s focus our attention on completing the campaign in two weeks. Bob, would you mind taking care of setting up the new marketing campaign by Monday? Thank you all for coming.

Hai notato come le frasi della lista si possono usare in una conversazione?

Ora scarica l’elenco e aprilo di fianco alla conversazione, oppure stampalo.

Rileggi la conversazione, prova a individuare le frasi della lista e come sono usate nella conversazione.

Conclusione

Partecipare alle riunioni in inglese non deve per forza far paura: basta capire quali frasi sono importanti e quali evitare.

Ricorda: non devi imparare subito tutto questo articolo. Leggi prima le frasi fondamentali, e poi pian piano sviluppa le tue conoscenze.

Non preoccuparti di imparare tutte le frasi - copyright Ed Yourdon https://www.flickr.com/photos/yourdon/

Il tuo capo, ma anche i tuoi colleghi, apprezzeranno come gestisci le riunioni.

C’è qualche frase importante che secondo te manca nella lista? Che cosa ti preoccupa di più nelle riunioni? Com’è andata la tua ultima riunione in inglese? Scrivicelo nei commenti!

Ti è sembrato utile? Dillo ai tuoi amici:
Invia a un collega