Di Alex Taylor e Chiara Bruzzano
Ti capita mai di sentirti perso o in ansia quando devi fare una riunione in inglese?
Anche per chi non ha nessun tipo di problema a parlare in pubblico nella propria lingua, doversi esprimere in inglese o coordinare bene una riunione in inglese può essere difficile.
Questa guida alla sopravvivenza ti darà degli esempi di frasi in inglese e alcuni consigli da usare nella tua prossima riunione di lavoro.
Ti aiuteremo anche a prepararti per le situazioni più comuni che possono capitarti e a evitare alcuni errori.
Come usare questa guida
Più arriverai al meeting preparato, più ti sentirai sicuro di te stesso e riuscirai a coordinare i tuoi meeting senza stress.
Questa guida è suddivisa in 4 parti:
- Prima imparerai alcune frasi comuni in inglese, ad esempio per comunicare il tuo messaggio in modo efficace, per mantenere i partecipanti concentrati sul tema della discussione e per passare ai punti successivi durante la riunione.
- Parleremo poi di alcune frasi da evitare.
- Ti daremo qualche consiglio generale.
- Infine riassumeremo il tutto e ti mostreremo un esempio di conversazione in riunione.
1. Frasi utili
Qui sotto troverai alcune frasi utili da usare nelle tue riunioni di lavoro, suddivise per categoria.
Prova a impararne qualcuna, oppure ripassale prima delle riunioni per rinfrescarti la memoria e sentirti più sicuro:
| Saluti e presentazioni Da usare per iniziare la riunione e dare il benvenuto ai partecipanti. | |
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Examples: – Good morning/afternoon everyone. |
Esempi: – Buongiorno/buon pomeriggio a tutti. |
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Illustrare gli obiettivi e l’ordine del giorno Questo passaggio indirizza la riunione e ne mantiene il focus. | |
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Stating Objectives: – Today, we are here to discuss last month’s sales. Introducing Agenda: – Does everyone have a copy of the agenda? |
Illustrare gli obiettivi: – Oggi siamo qui per parlare delle vendite del mese scorso. Illustrare l’ordine del giorno: – Avete tutti una copia dell’ordine del giorno? |
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Chiarire o ripetere punti È importante assicurarsi che tutti capiscano, sia che tu sia il coordinatore o solo un partecipante. | |
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Examples: – Was that clear to everyone? |
Esempi: – È chiaro per tutti? |
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Condividere e chiedere opinioni Le riunioni devono portare a discussioni produttive. Incoraggia i partecipanti a interagire chiedendo le loro opinioni e condividendo le tue. | |
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Sharing an Opinion: – I (really) feel that these sales figures are encouraging. Asking for an Opinion: – Do you agree with this initiative? |
Condividere opinioni: – Penso (davvero) che questi dati sulle vendite siano incoraggianti. Chiedere opinioni: – Sei d’accordo con questa iniziativa? |
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Concordare o dissentire sui punti trattati Quando le persone esprimono il loro accordo o disaccordo, significa che stanno ascoltando. Assicurati sempre di dare ascolto a entrambe le parti nelle discussioni. | |
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Agreeing: – That’s a great point. Disagreeing: – Unfortunately, I do not see it the same way. |
Concordare: – Ottima osservazione Dissentire: – Purtroppo io non la vedo allo stesso modo. |
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Negoziare e trovare compromessi Questi rientrano tra gli aspetti più importanti di molte riunioni. Impara come negoziare in modo rispettoso e trovare compromessi. | |
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Negotiating: – I will need to take more time to consider your offer. Compromising: – I understand, and I am willing to compromise on these points. |
Negoziare: – Dovrò prendermi un po’ di tempo per esaminare la tua offerta. Trovare compromessi: – Capisco e sono disposto a trovare un compromesso su questi punti. |
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Interrompere per commentare o fare una domanda Le domande sono un aspetto produttivo di qualsiasi riunione, ma le interruzioni possono creare distrazione. Chiedi il permesso per interrompere se devi avere un chiarimento o fare un commento importante. | |
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Interrupting: – May I have a word on this topic? |
Interrompere: – Posso dire una cosa su questo tema? |
| Domande per favorire la discussione Fare partecipare tutti serve non solo perché la riunione rimanga produttiva, ma anche per far sì che i partecipanti si sentano benaccetti e coinvolti nel gruppo. | |
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Asking for Contributions: – We haven’t heard from you yet, John. Do you mind sharing your thoughts? |
Chiedere ai partecipanti di intervenire: – John, non sei ancora intervenuto. Ti va di condividere quello che pensi? |
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Gestire i partecipanti e il tempo Rispettare le tempistiche nelle riunioni è difficile e queste frasi possono aiutarti. | |
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Participant Management: – John, please be brief with your comments. Time Management: – We are running out of time for this meeting. |
Gestione dei partecipanti: – John, ti prego di essere breve nei tuoi commenti. Gestione del tempo: – Stiamo finendo il tempo a disposizione per questa riunione. |
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Riassumere i punti della riunione È importante riassumere brevemente la riunione e le attività previste prima della riunione successiva. | |
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Summarizing: – Before we go, let me summarize what we have decided on. |
Riassumere: – Prima di andarcene, riassumo quello che abbiamo deciso. |
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Assegnare le attività Generalmente da una riunione scaturiscono delle attività da completare. | |
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Action Items: – We should really prepare these numbers for our meeting next week. |
Attività: – Dobbiamo preparare questi numeri per la riunione della settimana prossima. |
Puoi anche scaricare la tua copia gratuita in PDF di queste frasi utili:
Scarica la Lista di frasi per riunioni
Frasi fondamentali
Se imparare tutte queste frasi ti fa paura, non preoccuparti. Alcune frasi sono più importanti di altre, quindi puoi concentrarti prima su quelle fondamentali.
Poi prenditi il tempo che ti serve prima di passare alle altre frasi, un po’ alla volta.
Le frasi fondamentali sono quelle per:
- Chiarire quello che ha detto un partecipante o il coordinatore della riunione. Questo aspetto è fondamentale per tutti i membri della riunione. Nella maggior parte dei casi, se tu non hai capito qualcosa che ha detto qualcun altro, è probabile che un altro collega abbia lo stesso problema.
Usare queste frasi può aiutarti a far sì che il messaggio sia chiaro e compreso da tutto il gruppo. - Chiedere ai partecipanti di intervenire, creando così un ambiente in cui tutti sentono che il loro input non è solo importante, ma anche voluto.
Usa le frasi riportate sopra per richiedere commenti o feedback specifici e prendi nota degli interventi dei tuoi colleghi - Assegnare le attività da completare a seguito della riunione fa la differenza tra riunioni efficaci e inefficaci. È bello riunire il team per parlare di progetti o problemi aziendali, ma se queste discussioni non vengono poi messe in pratica tramite attività specifiche, non valgono molto.
2. Frasi da evitare nelle riunioni aziendali
Abbiamo parlato nel dettaglio delle frasi che funzionano bene nelle riunioni aziendali, ma ci sono anche alcune frasi da evitare.
Leggi questa lista prima della tua prossima riunione, così potrai evitare di usarle inavvertitamente.
“No one agrees with you on that… / Nessuno è d’accordo con te…”
La prima regola di una riunione è mantenere un tono positivo. Dire a qualcuno che nessuno appoggia le sue idee o le sue opinioni cambia drasticamente il tono della riunione. Inoltre, fa pensare agli altri partecipanti che anche le loro opinioni e idee non saranno benaccette.
“That is a secondary issue / Quello è un problema secondario”
Questa frase magari viene usata in buona fede per evitare che la riunione vada fuori tema, ma è sgarbata e comunica ai partecipanti che quello che hanno da dire non è importante.
Se qualcuno va fuori tema, ringrazialo per il suo intervento e di’ che magari è meglio parlarne in un’altra riunione o in privato. In questo modo, non solo riconoscerai l’importanza del commento o della domanda del partecipante, ma riuscirai a non far perdere di vista lo scopo e le tempistiche della riunione.
“I’m in charge here / Qui comando io”
Sarai anche il responsabile della riunione, ma dichiarare che comandi tu è maleducato e scoraggia gli altri dal fare domande o intervenire. Puoi tenere la riunione sotto controllo in modo migliore usando le frasi spiegate sopra.
“Let’s have a follow up meeting / Facciamo una riunione di follow up”
Lo scopo di una riunione aziendale è di presentare informazioni e alla fine arrivare a una risoluzione, prendere una decisione o elaborare un piano per risolvere un problema. Invece di concludere proponendo un’altra ennesima riunione, è più produttivo assegnare le varie attività ai partecipanti in modo da rendere tutte le successive conversazioni il più mirate possibile.
3. Consigli per riunioni di lavoro
Vero è che già parlare in inglese davanti a un gruppo di persone che lo parlano bene è di per sé difficile, figuriamoci se nel frattempo devi anche stare attento che la riunione si svolga senza intoppi.
In più vuoi anche mostrarti gentile, competente ed evitare di essere noioso, visto che già le riunioni risultano noiose per molte persone.
Ecco quindi dei consigli che possono esserti utili in qualsiasi riunione:
- Mantieni un tono positivo
Nessuno vuole sorbirsi una riunione noiosa, soprattutto se promuove un ambiente negativo. Assicurati di mantenere un tono positivo durante la riunione.
Molti nordamericani apprezzano una battuta o qualche convenevole, quindi ricordati di farli all’inizio o alla fine della riunione. - Rivolgiti a tutto il gruppo
Può essere difficile spostare l’attenzione e il contatto visivo da un partecipante all’altro: è molto più facile fissare uno o due colleghi seduti dalla parte opposta del tavolo nella sala riunioni.
Mantenere il contatto visivo con tutti i partecipanti però mantiene l’attenzione di tutti e li fa sentire partecipi. Quando ci si sente in sintonia con la persona che sta parlando (ovvero tu!), si è anche più portati a recepire il messaggio. - Invita i partecipanti a intervenire
Le riunioni aziendali devono essere un lavoro di gruppo e non dei monologhi. Se sei tu a coordinare la riunione, lascia spazio per gli interventi dei partecipanti mentre parli e per le loro domande alla fine.
Questo è importante soprattutto se alle riunioni partecipano europei o americani: più riesci a coinvolgere il gruppo, più il meeting sarà efficace. Le persone anglofone sono abituate a dare le loro opinioni, quindi ci saranno molte interazioni. - Attento al tempo
Tutti i partecipanti hanno dovuto organizzarsi la giornata per essere presenti e tutti hanno altro lavoro da fare dopo la riunione. Ricorda di attenerti all’orario previsto per la fine della riunione.
Alcune nazionalità, come i britannici e gli statunitensi, tengono molto alla puntualità. Se dici che la riunione inizia e finisce a un certo orario, devi attenerti a questi orari. - Non dimenticarti del linguaggio del corpo
Se sei seduto ricurvo sul tavolo o tieni le braccia conserte, gli altri potrebbero pensare che non sei interessato o che non hai voglia di lavorare.
4. Mettere insieme una conversazione
Ora che conosci tutte queste frasi e parole utili per le riunioni, ti chiederai: come si possono usare insieme in una conversazione?
Ecco quindi un esempio di conversazione tra 4 partecipanti che ti mostrerà come usare le frasi in un contesto di riunione:
Chair: Good morning everyone. First of all, I would like to extend a warm welcome to Bob, the Vice President of Sales in our US branch.
Bob: Thanks for having me.
Chair: Let’s talk about today’s agenda. If it’s ok with everyone, I’d like to start with the second point. Bob, can you please talk about the sales reports from each district?
Bob: Sure, I’d love to … (presenta il PowerPoint – se vuoi scoprire di più su come creare presentazioni in inglese, puoi leggere la nostra guida qui).
Chair: Thank you very much Bob. Now I’d love to get some ideas from everybody. How do you feel about those results? Is there anything we can all do as a team to improve sales in our own districts?
Participant 1: I feel that we have been focusing too much on younger customers. In my opinion we need to focus our advertising on an older market, around 35-40 age group.
Participant 2: I’m sorry, I didn’t catch that. Could you repeat that, please?
Participant 1: I said that we need to focus our advertising on the 35-40 age group.
Participant 2: Unfortunately, I see it differently. I think that we are not focused enough on younger customers. Our advertising is not reaching the 25-34 age group, and we need to update our advertising channels.
Chair: What do you think about this point, Bob?
Bob: That’s a great point about the wrong channels. However, I think we need to focus more on our older customers.
Chair: Is there anything else anyone would like to add?
Participant 1: I understand, are you willing to compromise? We can try the same marketing campaign we have been using for the younger group, but instead target it at the 35-40 age group. We can test that and see what results we get.
Participant 2: That sounds like a great idea.
Chair: Great. Well I’m afraid we have run out of time for today. Before we go, let me summarize the main points …
Chair: Let’s focus our attention on completing the campaign in two weeks. Bob, would you mind taking care of setting up the new marketing campaign by Monday? Thank you all for coming.
Hai notato come le frasi della lista si possono usare in una conversazione?
Ora scarica l’elenco e aprilo di fianco alla conversazione, oppure stampalo.
Rileggi la conversazione, prova a individuare le frasi della lista e come sono usate nella conversazione.
Conclusione
Partecipare alle riunioni in inglese non deve per forza far paura: basta capire quali frasi sono importanti e quali evitare.
Ricorda: non devi imparare subito tutto questo articolo. Leggi prima le frasi fondamentali, e poi pian piano sviluppa le tue conoscenze.
Il tuo capo, ma anche i tuoi colleghi, apprezzeranno come gestisci le riunioni.
C’è qualche frase importante che secondo te manca nella lista? Che cosa ti preoccupa di più nelle riunioni? Com’è andata la tua ultima riunione in inglese? Scrivicelo nei commenti!
